Gizlilik Politikası

1. Veri sorumlusu ve rollerimiz

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat bakımından rolümüz, işlenen verinin türüne göre değişir:

• Hesap sahipleri ve ekip üyelerinin verileri: Hizmet’e kayıt olan yöneticilerin ve davet edilen ekip üyelerinin hesap, kimlik ve abonelik verileri bakımından aşağıda bilgileri yer alan işletmeci veri sorumlusudur.
• Sakin ve bağımsız bölüm verileri: Site yönetiminin (Hizmet’i kullanan hesap sahibinin) Hizmet’e kaydettiği malik, kiracı ve sakinlere ait veriler ile bağımsız bölüm, aidat, tahsilat ve gider kayıtları bakımından veri sorumlusu ilgili site yönetimidir. SiteSis bu veriler bakımından yalnızca yönetimin talimatları doğrultusunda hareket eden veri işleyen konumundadır.

• Hizmet: SiteSis
• İşletmeci: Yazılımsal Çözümler
• E-posta: hesapsisapp@gmail.com
• Web: sitesis.yazilimsalcozumler.com

2. İşlenen veriler

a) Hesap ve kimlik bilgileri

Bir hesap oluşturduğunuzda işlenen veriler: e-posta adresiniz, adınız ve soyadınız, şifrenizin güvenli (özetlenmiş / hashlenmiş) hâli ve e-posta doğrulama durumunuz. Şifrenizi hiçbir zaman düz metin olarak saklamayız.

b) Üçüncü taraf ile giriş

Google veya Apple ile giriş yapmayı seçerseniz, ilgili sağlayıcıdan adınız ve e-posta adresiniz gibi temel hesap bilgilerini alırız. Apple ile Giriş kullandığınızda Apple’ın e-posta gizleme özelliğini tercih edebilirsiniz; bu durumda yalnızca Apple tarafından oluşturulan yönlendirme adresini alırız.

c) Hesap, site ve abonelik bilgileri

Hesap (çalışma alanı) adı ve logosu, yönetilen sitelerin adı, adresi, blokları ve ayarları, ödeme bilgilendirmesi için girilen IBAN, banka ve hesap sahibi bilgileri, lisans / abonelik bilgileri ve lisans bitiş tarihi. Davet ettiğiniz ekip üyelerinin e-posta adresleri ve kendilerine atadığınız roller (sahip, yönetici, editör, görüntüleyen).

d) Site yönetiminin girdiği sakin ve bağımsız bölüm verileri

Site yönetiminin Hizmet’e kaydettiği veya Excel ile içe aktardığı veriler: bağımsız bölüm bilgileri (numara, blok, kat, tip, m², arsa payı, kişi sayısı, açılış bakiyesi); malik, kiracı ve sakinlerin adı soyadı, telefon numarası, e-posta adresi, bağlı olduğu bağımsız bölümler, malik / kiracı rolü, hisse oranı, giriş ve çıkış tarihleri ile iletişim tercihi; bağımsız bölüm cari defterindeki tahakkuk, ödeme, alacak ve iade hareketleri, makbuzlar, muafiyet ve indirimler, gecikme tazminatı hesapları, gönderilen hatırlatma ve ihtar yazılarının geçmişi. Bu verilere ilişkin rolümüz için 5. bölüme bakınız.

e) Gider, kasa ve duyuru kayıtları

Gider kayıtları (kategori, tutar, tarih, tedarikçi, açıklama ve yüklenen belge fotoğrafları), kasa ve banka hesapları ile virmanlar, duyuru metinleri ve ekleri ile duyuruların hangi kullanıcılar tarafından görüntülendiğine ilişkin kayıtlar.

f) Sakin hesapları

Site yönetimi bir sakini Hizmet’e davet ettiğinde, davetin gönderildiği e-posta adresi, davet durumu ve sakinin kabul sonrasında oluşturduğu hesap bilgileri işlenir. Sakin hesabı, yalnızca ilgili sakinin bağlı olduğu bağımsız bölümlerle ilişkilendirilir.

g) Bildirim verileri

Mobil uygulamada anlık bildirimlere izin vermeniz hâlinde, size bildirim iletebilmek için cihazınıza ait bildirim tanımlayıcısı (push token) ve bu tanımlayıcının hesabınızla ilişkisi işlenir.

h) Güvenlik ve doğrulama verileri

E-posta doğrulaması ve şifre sıfırlama için oluşturulan, kısa süreli geçerli olan tek kullanımlık doğrulama kodları (OTP) ve bu kodlara ilişkin deneme sayıları.

i) İşlem kayıtları (işlem geçmişi)

Hesap güvenliği ve hesap verebilirlik için; site, bağımsız bölüm, kişi, tahakkuk, tahsilat, gider, kasa, duyuru ve üye kayıtları üzerinde yapılan ekleme, güncelleme ve silme işlemlerini, işlemi yapan kullanıcı ve zaman bilgisiyle birlikte tutarız.

j) Otomatik olarak toplanan teknik veriler

Hizmetin sağlanması ve güvenliği için IP adresi, cihaz ve tarayıcı türü, oturum / kimlik doğrulama belirteçleri (JWT) ve sunucu günlükleri gibi teknik verileri işleriz.

3. Verileri nasıl kullanırız

• Hesapları oluşturmak, yönetmek ve kimlik doğrulamak.
• Bağımsız bölüm cari defteri, aidat ve ek tahakkuk dağıtımı, tahsilat ve makbuz, gider, kasa ve banka takibi, borçlu listesi, duyurular, raporlar ve anlık senkronizasyon gibi temel işlevleri sağlamak.
• Sakinlerin yalnızca kendi bağımsız bölümlerine ait bakiye, ekstre, makbuz ve duyurulara erişmesini sağlamak.
• Ekip üyeliği, sakin daveti ve rol tabanlı erişim yetkilendirmesini yürütmek.
• Site yönetiminin talimatıyla borç hatırlatmaları, duyuru ve hizmetle ilgili bildirimleri e-posta ve anlık bildirim yoluyla iletmek.
• Lisans / aboneliği yönetmek ve geçerlilik durumunu denetlemek.
• Doğrulama kodu, şifre sıfırlama ve davet gibi işlemsel e-postaları göndermek.
• Hizmeti güvende tutmak, kötüye kullanımı ve dolandırıcılığı önlemek, hataları gidermek ve hizmeti iyileştirmek.
• Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek.

Kişisel verileri pazarlama amacıyla üçüncü taraflara satmayız; sakin verilerini kendi amaçlarımız için kullanmayız.

4. Hukuki sebepler

Veri sorumlusu olduğumuz verileri; sizinle kurduğumuz sözleşmenin (Kullanım Koşulları) ifası, meşru menfaatlerimiz (hizmet güvenliği ve iyileştirilmesi), tabi olduğumuz hukuki yükümlülükler ve gerektiğinde açık rızanız kapsamında, KVKK md. 5 ve md. 6 ile — sizin için geçerliyse — GDPR’ın ilgili hükümlerine dayanarak işleriz. Sakin verilerinin hangi hukuki sebebe dayanılarak işlendiğini belirlemek, veri sorumlusu olan site yönetiminin sorumluluğundadır.

5. Sakin verileri ve yönetimin sorumluluğu

SiteSis, site yönetimlerine sunulan bir yazılım hizmetidir. Site yönetimi, malik, kiracı ve sakinlere ait verileri Hizmet’e girerken veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder ve bu kapsamda:

• İlgili kişilere KVKK md. 10 uyarınca aydınlatma yapmaktan,
• Verilerin işlenmesi için geçerli bir hukuki sebebin bulunmasını sağlamaktan,
• Yalnızca site yönetimi için gerekli ve ölçülü verileri girmekten ve bu verilerin doğruluğunu korumaktan,
• İlgili kişilerin KVKK md. 11 kapsamındaki başvurularını karşılamaktan

sorumludur. SiteSis bu verileri yalnızca Hizmet’i sunmak için ve site yönetiminin talimatları doğrultusunda işler. Bir sakin verileriyle ilgili talebini doğrudan bize iletirse, talebi makul ölçüde ilgili site yönetimine yönlendirir ve yönetimin talebi karşılamasına teknik olarak destek oluruz.

Mali kayıtların bütünlüğü korunmak zorunda olduğundan, bir kişinin kaydının silinmesi talep edildiğinde kişi bilgileri (ad soyad, telefon, e-posta ve notlar) anonim hâle getirilir; bağımsız bölüme ait tahakkuk ve tahsilat kayıtları ise kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde korunur.

6. Sakin erişimi ve ekstre bağlantıları

Site yönetiminin davet ettiği sakinler, davet bağlantısı ve e-posta doğrulamasıyla Hizmet’e giriş yapar. Sakinler yalnızca bağlı oldukları bağımsız bölümlere ait bakiye, ekstre, makbuz ve duyuruları ile sitenin ödeme bilgilerini (IBAN) görür; başka bir bağımsız bölümün veya sakinin bilgilerine erişemez. Site yönetimi şeffaflık özetini açarsa sakinler sitenin toplu gelir, gider ve kasa özetini görebilir; bu özet diğer sakinlerin kişisel bilgilerini ve borçlarını içermez.

Site yönetimi, giriş yapmayan kişilerle paylaşılmak üzere bir bağımsız bölümün ekstresi için süreli paylaşım bağlantısı oluşturabilir. Bağlantıya sahip olan herkes, bağlantının süresi dolana kadar (varsayılan olarak 7 gün) ilgili ekstreyi ve PDF’ini giriş yapmadan görüntüleyebilir. Bağlantının yalnızca ilgili kişiyle paylaşılması site yönetiminin sorumluluğundadır.

7. Hatırlatmalar ve bildirimler

Site yönetimi, borçlu bağımsız bölümlerin sorumlularına borç hatırlatması gönderebilir ve duyuru yayımlayabilir. Bu mesajlar, yönetimin seçimine göre e-posta veya mobil uygulama bildirimi (push) olarak Hizmet üzerinden iletilir; mesajlarda güncel borç ve ödeme bilgileri yer alabilir.

WhatsApp ile paylaşım seçildiğinde mesaj, yöneticinin kendi cihazındaki paylaşım menüsü üzerinden yöneticinin hesabıyla gönderilir; bu iletim WhatsApp’ın kendi koşullarına tabidir ve SiteSis tarafından gerçekleştirilmez. Anlık bildirimleri cihaz ayarlarınızdan dilediğiniz zaman kapatabilirsiniz.

8. Veri paylaşımı

Verileri yalnızca Hizmet’i sunabilmek için ve gerekli olduğu ölçüde, aşağıdaki kategorilerdeki hizmet sağlayıcılarla (alt işleyenlerle) paylaşırız:

• Barındırma / altyapı: uygulama ve veritabanının çalıştığı bulut sunucu sağlayıcısı.
• E-posta gönderimi: doğrulama, davet, hatırlatma ve bildirim e-postalarının iletilmesini sağlayan e-posta servis sağlayıcısı.
• Anlık bildirim: mobil uygulama bildirimlerinin iletilmesini sağlayan bildirim servis sağlayıcısı.
• Kimlik sağlayıcıları: Google ve Apple ile giriş özelliğini kullanmanız hâlinde bu sağlayıcılar.
• Uygulama mağazaları ve abonelik yönetimi: lisansı Apple App Store veya Google Play üzerinden satın aldıysanız, satın alma işlemleri ilgili mağaza ve abonelik yönetim altyapısı tarafından yürütülür.

Site yönetiminin Hizmet içinde yetkilendirdiği ekip üyeleri ve sakinler, rolleriyle sınırlı olarak verilere erişebilir. Ayrıca, yürürlükteki hukuk gerektirdiğinde veya yasal bir talebe yanıt vermek üzere verileri yetkili kurumlarla paylaşabiliriz.

9. Çerezler ve teknolojiler

Web uygulamamızda oturumunuzu açık tutmak ve kimliğinizi doğrulamak için zorunlu çerezler ile yerel depolama (local storage) gibi teknolojileri kullanırız. Bu tanıtım sitesi (landing page) reklam veya izleme amaçlı üçüncü taraf çerezleri kullanmaz; yalnızca yazı tipleri için Google Fonts’tan içerik yükler ve dil tercihinizi tarayıcınızda saklar.

10. Saklama süreleri

• Hesap ve site verileri: hesap aktif olduğu sürece saklanır. Deneme veya lisans süresi bittiğinde veriler silinmez; hesap salt okunur moda geçer ve veriler görüntülenip Excel olarak dışa aktarılabilir. Hesabın kapatılması veya silme talebi hâlinde, yasal saklama yükümlülükleri saklı kalmak üzere, veriler makul bir süre içinde silinir veya anonim hâle getirilir.
• Mali kayıtlar: kesinleşmiş tahakkuk, tahsilat ve gider kayıtları silinmez; düzeltmeler ters kayıtla yapılır. Kişi kayıtları silme talebinde anonimleştirilir (bkz. 5. bölüm).
• Ekstre paylaşım bağlantıları: belirlenen süre sonunda (varsayılan 7 gün) erişime kapanır.
• Doğrulama kodları (OTP): kısa süreli geçerlidir (yaklaşık 10 dakika) ve süresi dolduğunda işlevsiz hâle gelir.
• İşlem kayıtları (işlem geçmişi): oluşturulma tarihinden itibaren yaklaşık 6 ay süreyle saklanır.

11. Veri güvenliği

Verileri korumak için makul teknik ve idari önlemler alırız: aktarımda TLS/HTTPS şifrelemesi, şifrelerin tek yönlü özetlenerek (hash) saklanması, e-posta tabanlı tek kullanımlık doğrulama, rol tabanlı erişim denetimi, hesap bazında veri ayrıştırması ve sakinlerin yalnızca kendi bağımsız bölümlerine erişebilmesi. Buna rağmen, internet üzerinden iletim veya elektronik saklamanın hiçbir yöntemi %100 güvenli değildir; mutlak güvenliği garanti edemeyiz.

12. Haklarınız

KVKK md. 11 ve — sizin için geçerliyse — GDPR kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• İşlenen verileriniz hakkında bilgi ve bunlara erişim talep etme.
• Verilerinizin düzeltilmesini veya silinmesini isteme.
• Verilerinizin taşınabilir bir formatta verilmesini isteme.
• İşlemeye itiraz etme ve verdiğiniz rızayı geri çekme.
• Hakkın ihlali hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma.

Bir sakin olarak bağımsız bölüm, borç veya iletişim bilgilerinizle ilgili talepleriniz için öncelikle veri sorumlusu olan site yönetiminize başvurmanızı öneririz. Hesap sahibi veya ekip üyesi olarak ya da yönetiminize ulaşamadığınız durumlarda hesapsisapp@gmail.com adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz. Talebinizi makul süre içinde yanıtlarız.

13. Çocukların gizliliği

Hizmet, site yönetimleri ve bu yönetimlerin davet ettiği yetişkin sakinler içindir; 18 yaşından küçük kişilere yönelik değildir. Bilerek çocuklardan kişisel veri toplamayız. Bir çocuğa ait veri topladığımızı fark edersek, bu veriyi sileriz.

14. Uluslararası aktarım

Sunucularımız ve hizmet sağlayıcılarımız bulunduğunuz ülke dışında yer alabilir. Veriler başka bir ülkeye aktarıldığında, yürürlükteki mevzuata uygun olarak yeterli koruma önlemlerinin alınmasını sağlamaya çalışırız.

15. Politika değişiklikleri

Bu politikayı zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişikliklerde sizi uygulama içinden veya e-posta yoluyla bilgilendiririz. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır ve yukarıdaki “Son güncelleme” tarihiyle belirtilir.

16. İletişim